WhatsApp Katalog ve Sipariş Yönetim Programı

WhatsApp katalog ve sipariş yönetim programı ne sağlar?

WhatsApp üzerinden ürün sorusu alan, katalog paylaşan ve sipariş toplayan işletmelerde satış süreci çoğu zaman sohbet ekranı, elektronik tablo, stok programı ve kâğıt notlar arasında bölünür. Bu da yanlış fiyat, eksik ürün, unutulan ödeme, geciken teslimat ve müşteriye geç dönüş gibi sorunlar doğurur. WhatsApp Katalog ve Sipariş Yönetim Programı; mesajlaşma kanalını ürün, müşteri, sipariş, stok ve finans kayıtlarıyla aynı operasyon zincirine bağlar.

Çözüm yalnızca mesaj gönderen bir panel değildir. Ürün kartından başlayan satış; müşteri özel fiyatı, kampanya, stok rezervasyonu, sipariş durumu, tahsilat, teslimat ve belge adımlarına kadar izlenebilir. Firma, şube, depo, kullanıcı ve WhatsApp hesabı kapsamları ayrıştırılabildiği için farklı ekipler yalnızca yetkili oldukları verilerle çalışır.

Katalogdan siparişe günlük iş akışı nasıl ilerler?

1. Ürün ve katalog hazırlığı: Kategori, marka, birim, varyant, satış fiyatı, KDV, stok kodu ve katalog görünürlüğü tanımlanır. Aynı ürün farklı kataloglara, satış birimlerine veya sevk depolarına bağlanabilir.
2. Müşteri görüşmesi: Gelen numara mevcut müşteriyle eşleştirilir; yeni numara için kontrollü bir taslak müşteri kaydı oluşturulabilir. Görüşme uygun personele atanır ve yanıt bekleyen mesajlar görünür tutulur.
3. Ürün seçimi ve sepet: Müşteri web kataloğundan ya da mesaj içinde paylaşılan ürünlerden seçim yapar. Birim, varyant, miktar, fiyat, vergi, kampanya ve teslimat koşulları sunucu tarafında yeniden hesaplanır.
4. Sipariş ve stok: Onaylanan sipariş stok rezervasyonu oluşturur. İptalde rezervasyon çözülür; teslimde gerçek stok çıkışı ve hareket kaydı üretilir.
5. Ödeme, teslimat ve belge: Tahsilat veya uygun ödeme sağlayıcısı siparişe bağlanır. Teslimat planı, araç ve personel görevi izlenir; koşulları karşılayan sipariş için e-Arşiv veya e-Fatura akışı başlatılabilir.
6. Satış sonrası iletişim: Durum bildirimi, güvenli takip bağlantısı, yeniden sipariş, destek ve izinli kampanya iletişimi müşteri geçmişiyle ilişkilendirilir.

Çoklu WhatsApp ve Meta katalog yapısı

Bir işletme farklı telefon numaraları, markalar, şubeler veya müşteri grupları için birden fazla katalog yönetebilir. Her katalog belirli bir WhatsApp hesabına, Meta katalog kimliğine, güvenli ürün akışı anahtarına, ürün-varyant-birim eşlemesine ve varsayılan sevk deposuna bağlanabilir. Aynı ürünün farklı kataloglardaki fiyatı, birimi veya görünürlüğü birbirinden bağımsız planlanabilir.

Meta üzerinden gelen katalog siparişleri retailer kimliği kullanılarak doğru ürün, varyant, satış birimi, katalog, telefon hesabı ve depoyla eşleştirilir. Canlı kullanım için Meta Business hesabı, onaylı telefon numarası, güncel API sürümü, erişim anahtarı ve işletme tarafından kabul edilen mesaj şablonları gerekir. Platform koşulları değişebileceği için entegrasyon sürümü ve token süreleri sistem sağlık ekranından izlenir.

Stok, fiyat, kampanya ve cari hesap yönetimi

Ürün fiyatı; müşteri özel fiyatı, aktif kampanya, fiyat grubu ve standart satış fiyatı önceliğine göre merkezi servis tarafından hesaplanır. Minimum sipariş miktarı, artış adımı, birim dönüşümü, varyant fiyat farkı ve KDV aynı hesapta değerlendirilir. Kampanyalarda tarih, ürün veya kategori kapsamı, müşteri grubu, minimum tutar, kullanım limiti, öncelik ve başka kampanyalarla birleşme kuralı tanımlanabilir.

Depo hareketleri alış, satış, iade, transfer, sayım ve düzeltme kaynaklarıyla ilişkilendirilir. Kritik stok uyarıları panelde görülür. Müşteri kartında fiyat grubu, cari limit, vade, adres, izin, etiket ve sipariş geçmişi birlikte tutulur. Tahsilat, iade ve düzeltme işlemleri kaynak kayda bağlanarak cari bakiyenin açıklanabilir kalması sağlanır.

Sipariş, teslimat, ödeme ve e-belge kapsamı

Siparişler web kataloğu, yönetim paneli veya uygun entegrasyon kanalından oluşturulabilir. Durum geçişleri servis katmanında doğrulanır; hazırlanmadan teslim edildi işareti verme gibi uygunsuz atlamalar engellenir. Teslimat bölgesi, ücret, ücretsiz teslimat limiti, minimum sepet, gün ve saat aralığı tanımlanabilir. Operasyon merkezinde teslimatlar araç kapasitesine göre rotaya alınabilir; yükleme, yolda ve teslim durumları kontrollü ilerler.

Demo ortamında test ödeme sağlayıcısı kullanılabilir. Canlıda ödeme kuruluşunun barındırılan sayfası, imzalı webhook, tutar ve para birimi kontrolü, tekrarlı olay önleme ve iade akışı yapılandırılır. Elektronik belge entegrasyonu için yetkili özel entegratör hesabı ve işletmeye ait mali bilgiler gerekir; taslak, gönderim, GİB durumu, güvenli PDF bağlantısı ve iptal sonucu siparişle birlikte izlenebilir.

Müşteri ilişkileri, otomasyon ve satış analitiği

Görüşme ekranı son mesajı, okunmamış sayıyı, atanan personeli ve yanıt süresini gösterir. Katalog, hızlı sipariş, son sipariş, kampanya, sipariş durumu ve temsilciye aktarım gibi menü akışları yapılandırılabilir. Mesajlar önce kuyruğa alınır; başarılı gönderim, kontrollü tekrar deneme, kalıcı hata ve mükerrer işlem koruması ayrı durumlarla yönetilir.

Raporlarda satış tutarı, sipariş durumu, en çok satan ürün, stok seviyesi, görüşmeden siparişe dönüşüm, katalog cirosu, şablon başarısı ve yanıt süresi izlenebilir. Sepet hatırlatma ve planlı mesaj görevleri müşterinin iletişim izni, 24 saatlik hizmet penceresi ve onaylı şablon kuralları dikkate alınarak çalıştırılır. Böylece ekip yalnızca daha çok mesaj göndermez; hangi görüşmenin satışa dönüştüğünü ölçebilir.

Güvenlik, KVKK ve canlıya geçiş

Rol ve işlem izinleri hem arayüzde hem sunucu tarafında kontrol edilir. Firma kapsamı bütün ticari sorgulara uygulanır. Hazırlıklı veritabanı sorguları, CSRF koruması, güvenli oturum, parola özeti, hız sınırı, güvenli dosya yükleme, işlem kaydı ve tekrarlı istek önleme katmanları temel korumayı oluşturur. Entegrasyon anahtarları açık metin yerine şifreli saklanabilir; hassas yedekler web kökünün dışında tutulur.

KVKK süreçlerinde pazarlama ve işlemsel iletişim ayrıştırılır. İzin geri çekme, veri dışa aktarma ve anonimleştirme talepleri kimlik doğrulama ve açık ticari kayıt kontrolleriyle işlenebilir. Canlıya geçmeden önce gerçek firma kullanıcıları, Meta ve ödeme hesapları, e-belge sağlayıcısı, SMTP, cron görevleri, yedekleme, veri saklama politikası ve sözleşme metinleri işletme adına yapılandırılmalıdır.

Hangi işletmeler için uygundur?

Program; toptan veya perakende satış yapan, siparişlerinin önemli bölümünü mesajlaşma üzerinden alan, sahada teslimat yapan ya da birden fazla katalog ve müşteri fiyatı yöneten işletmelere uyarlanabilir. Gıda, yedek parça, kozmetik, tekstil, mobilya, yapı malzemesi, yerel üretici, bayi ve dağıtım şirketleri örnek kullanım alanlarıdır.

Katalog yapısı, WhatsApp hesapları, ürün birimleri, müşteri fiyatları, depo ve şube modeli, sipariş durumları, teslimat kuralları, belge türleri, mesaj şablonları ve yönetici raporları işletmenin gerçek satış akışına göre seçilir. Kapsamı belirlemek için WhatsApp katalog ve sipariş programı ön görüşmesi talep edebilirsiniz.