Veri Taşıma, Temizleme ve Sistem Geçişi

Veri taşıma dosyayı içe aktarmak değildir

Eski sistemde aynı müşterinin farklı yazımlarla çoğalması, eksik kimlikler, serbest girilmiş durumlar ve farklı tarih biçimleri bulunabilir. Bu kayıtları doğrudan yeni sisteme yüklemek sorunu çözmez; yalnızca yeni veri modeline taşır. Veri geçişi, hangi kaydın kaynak kabul edileceğini, nasıl temizleneceğini ve başarının hangi sayımlarla doğrulanacağını belirleyen kontrollü bir projedir.

Kaynak Excel, CSV, eski veritabanı, masaüstü program, API veya bunların birleşimi olabilir. Her kaynağın sahibi, güncellenme sıklığı, karakter kodlaması, hacmi, erişim yöntemi ve canlı kullanıma ne zamana kadar devam edeceği kaydedilir. Taşıma kopyası alınmadan kaynak üzerinde doğrudan temizleme yapılmaz.

Kaynak profil çıkarma veri kalitesini görünür kılar

Alanların doluluk oranı, benzersiz değer sayısı, minimum–maksimum tarih veya tutar, beklenmeyen biçimler ve tekrarlar ölçülür. Bir telefon alanında açıklama, bir tarih alanında serbest metin veya ürün kodunda baştaki sıfırların kaybolması dönüşüm kuralını etkiler. Yalnızca ilk birkaç satıra bakmak nadir ama kritik istisnaları kaçırabilir.

• Toplam kayıt, aktif/pasif dağılımı ve tarih aralığı,
• Boş, geçersiz ve beklenmeyen değer sayıları,
• Olası tekrarları gösteren kimlik, telefon, e-posta veya iş anahtarı,
• Bağlı kaydı bulunmayan hareketler ve kırık ilişkiler,
• Dosya eki, görsel ve harici belge bağlantıları,
• Kişisel/hassas veri sınıfları ve erişim gereksinimi incelenir.

Alan eşleme iş anlamını korumalıdır

Kaynak ve hedefte aynı isimdeki alan farklı anlam taşıyabilir. “Durum” bir sistemde ödeme, diğerinde sipariş durumunu gösterebilir. Her alan için kaynak, hedef, veri tipi, dönüşüm, varsayılan değer, reddetme koşulu ve örnek yazılır. Kaynakta bulunmayan zorunlu hedef alanın kim tarafından ve hangi kuralla tamamlanacağı belirlenir.

Temizleme ve tekilleştirme kuralları geri izlenebilir olmalı

Boşluk, harf büyüklüğü ve telefon biçimi gibi mekanik normalizasyonlar tanımlanabilir. Ancak iki kaydın aynı kişiye ait olduğuna isim benzerliğiyle otomatik karar vermek yanlış birleşme riski taşır. Kesin, güçlü olasılık ve belirsiz eşleşmeler ayrılır; yüksek etkili belirsizlikler veri sahibi tarafından onaylanır.

Birleştirilen kayıtlarda hangi alanın kazanacağı belirlenir: en güncel, doğrulanmış, dolu veya belirli kaynak öncelikli olabilir. Orijinal değer ve uygulanan dönüşüm kaydı saklanır. Excel geçişine özgü riskler için Excel’den web tabanlı sisteme veri taşıma rehberi biçim ve sayım kontrollerini açıklar.

Deneme aktarımı küçük ama temsilî veriyle yapılır

Yalnızca temiz ilk yüz satırı seçmek yanıltıcıdır. Eski ve yeni kayıtlar, aktif ve pasif durumlar, büyük/küçük müşteri, eksik alanlar ve bağlı hareketler örneklenir. Deneme aktarımı tekrar çalıştırılabilir olmalı; aynı veri ikinci kez yüklendiğinde çoğalma üretmemelidir. Hata listesi kaynak satır ve kuralla ilişkilendirilir.

Hedef kullanıcılar deneme verisi üzerinde gerçek rapor ve görevlerini çalıştırır. Toplam sayılar eşleşse bile yanlış müşteriye bağlı sipariş veya hatalı birim dönüşümü iş sonucunu bozabilir. Bu nedenle sayısal mutabakatın yanında ilişki ve örneklem doğrulaması yapılır.

Mutabakat hangi seviyelerde yapılır?

1. Kayıt sayısı: Kaynak, reddedilen, birleştirilen ve hedef kayıt toplamları açıklanır.
2. Finansal/toplam değer: Tutar, miktar, bakiye veya stok gibi kritik toplamlar karşılaştırılır.
3. İlişki: Sipariş–müşteri, hareket–ürün, belge–kayıt bağları örneklenir.
4. İş kuralı: Aktif/pasif, durum, vade ve yetki gibi anlamların hedefte korunduğu sınanır.
5. Kullanıcı görünümü: Rapor, arama ve günlük işlemde kayıtların bulunabildiği doğrulanır.

Farklar “yuvarlama” veya “eski sistem hatası” denilerek açıklamasız kapatılmaz. Kabul edilen farkın nedeni, sahibi ve etkisi kayıt altına alınır.

Canlı kesim ve delta verisi

Deneme ile canlı geçiş arasında kaynak sistem kullanılmaya devam ederse yeni ve değişen kayıtların nasıl alınacağı belirlenir. Tam yeniden aktarım, tarih/kimlik bazlı delta veya değişiklik günlüğü seçenekleri kaynak kapasitesine göre değerlendirilir. Kesim zamanı ve saat dilimi açık olmazsa son işlemler iki kez veya hiç taşınmayabilir.

Canlı geçişte veri girişi kısa süre dondurulabilir, salt okunur moda alınabilir veya kontrollü çift çalışma uygulanabilir. Çift yazma karmaşık ve risklidir; veri sahibi tek sistem olarak belirlenir. Yeni sistemde açılan kayıtların geri dönüş hâlinde eskiye nasıl taşınacağı planlanır.

Güvenlik, kişisel veri ve saklama

Canlı verinin geliştirici bilgisayarına veya korumasız paylaşım bağlantısına kopyalanması önlenir. Test için mümkünse anonimleştirilmiş veya sentetik veri kullanılır. Gerçek veri gerektiğinde erişim sınırlı, aktarım şifreli ve kopyalar süreli olur. Log ve hata dosyaları kişisel veriyi gereksiz taşımamalıdır.

Geçiş tamamlandığında geçici dosyaların nerede bulunduğu ve ne zaman silineceği belirlenir. Eski sistemin arşiv amaçlı tutulması erişim ve saklama politikasına bağlanır. Hukuki saklama, silme ve veri sahibi talepleri ilgili yetkili danışmanlıkla doğrulanır; teknik proje bu kararları uygular.

Teslimde yeniden çalıştırılabilir süreç

Alan eşleme tablosu, temizleme kuralları, aktarım scriptleri, hata raporu, eski–yeni kimlik eşlemesi, mutabakat sonucu ve canlı geçiş kaydı teslim edilir. Elle yapılan kritik düzeltmeler de kayda alınır; yalnızca bir kişinin tekrar edebileceği gizli adımlar bırakılmaz. İçe aktarım performansı ve hedef veritabanı indeksleri gerçek hacimle doğrulanır.

Yeni sistem özel geliştirilecekse web tabanlı program geliştirme ile veri modeli ve geçiş planı birlikte ele alınır. Başlangıç görüşmesine örnek dosya, kaynak şema, kayıt hacmi, veri sahipleri, kritik toplamlar, kabul edilen kesinti ve eski sistem erişimi getirilmelidir. Sağlıklı geçiş, “kaç satır taşındı?” sorusuna değil, yeni sistemde verinin anlamını ve ilişkisini koruyup korumadığına cevap verir.